Responsabilidades e atribuições
CONEXÃO TALENTO BUSCA PARA SEU CLIENTE : Assessora Executiva / Secretária ExecutivaNosso cliente é aJB4INFO que busca uma Assessora Executiva para atuar diretamente no suporte aos sócios da empresa, com maior proximidade da CEO, contribuindo para a organização, execução e otimização da rotina executiva e administrativa
Buscamos uma profissional altamente organizada, confiável, discreta, proativa e executora, que tenha capacidade de antecipar necessidades, acompanhar compromissos e prazos, organizar informações e garantir que as decisões e demandas sejam efetivamente transformadas em ações
Mais do que administrar agendas, essa profissional terá um papel estratégico na proteção da agenda dos executivos, acompanhamento de decisões, cobrança de responsáveis e antecipação de problemas, permitindo que os sócios concentrem seus esforços nas atividades de maior impacto para o negócio
É fundamental que seja uma pessoa com senso de dono, boa comunicação, maturidade profissional e capacidade de construir uma relação próxima e de confiança com os executivos
- Assessoria aos sóciosAtuar como braço direito dos sócios na organização e condução de demandas executivas
- Gerenciar e proteger as agendas dos executivos, organizando compromissos, reuniões e prioridades
- Estruturar blocos de agenda e garantir o cumprimento dos compromissos planejados
- Criar lembretes, acompanhar pendências e antecipar necessidades
- Identificar conflitos de agenda e propor soluções de forma proativa
- Resolver demandas que possam ser solucionadas sem necessidade de envolvimento direto dos sócios
- Manter comunicação próxima com os executivos, desenvolvendo capacidade de leitura de suas necessidades e preferências
- Gestão de reuniões e acompanhamento de decisõesOrganizar reuniões de diretoria, conselho, governança e demais encontros executivos
- Preparar documentos, materiais e informações necessárias para as reuniões
- Participar de reuniões quando necessário
- Elaborar atas e registrar decisões, responsabilidades e prazos
- Acompanhar a execução das decisões tomadas
- Cobrar responsáveis e acompanhar prazos junto às lideranças da empresa
- Manter controle atualizado de pendências e garantir follow-up até a conclusão
- Gestão administrativaOrganizar documentos, contratos, correspondências e informações relevantes
- Acompanhar contratos dos sócios e demandas administrativas relacionadas
- Elaborar relatórios, apresentações e controles gerenciais
- Realizar controles de despesas, compras e demandas administrativas
- Executar compras de materiais, insumos, equipamentos e itens necessários para o escritório
- Interagir com fornecedores e prestadores de serviços
- Apoiar a organização administrativa do escritório e suas necessidades operacionais
- Viagens e logísticaPlanejar e organizar viagens nacionais e eventuais viagens internacionais
- Realizar reservas, organização de itinerários, deslocamentos e demais providências logísticas
- Acompanhar alterações e imprevistos relacionados às viagens
- Apoiar os executivos durante deslocamentos, garantindo que a logística esteja organizada
- Disponibilizar suporte em viagens pessoais dos sócios quando necessário
- Suporte pessoal aos executivosApoiar os sócios em demandas administrativas e pessoais que contribuam para a organização de sua rotina
- Auxiliar na organização de compromissos pessoais, eventos, viagens e outras demandas
- Apoiar eventualmente na gestão de pagamentos, serviços e demandas de terceiros
- Atuar com absoluto profissionalismo e confidencialidade em informações pessoais e empresariais
